Qual o perfil ideal de um recepcionista?

Para quem vê de fora, ser recepcionista pode até parecer simples, mas, na verdade, exige dedicação e habilidades cruciais por parte dos profissionais.

Afinal, eles são, na maioria das vezes, o primeiro contato e impressão que o cliente terá com uma empresa.

Ou seja, eles carregam diariamente a reputação de uma organização em cada atendimento feito e informação compartilhada.

Além disso, quando os recepcionistas são terceirizados, ainda possuem treinamento constante, o que proporciona um serviço de alta qualidade.

Portanto, para quem é responsável por administrar uma empresa, é necessário entender quais são os profissionais certos para executar essa função. 

E isso só será possível ao entender as habilidades essenciais que todos recepcionistas devem ter.

Veja a seguir quais são! 

Habilidades que todo recepcionista precisa ter 

CORDIALIDADE SEMPRE 

Talvez a mais importante habilidade de quem trabalha na recepção seja a cordialidade. 

E o que isso quer dizer? 

Que os recepcionistas precisam saber se comunicar com clientes, colaboradores e prestadores de serviço de maneira branda e respeitosa. 

É preciso entender que, durante o expediente, eles não estão apenas representando a si mesmos, mas também a imagem da empresa que trabalham.

Nesse sentido, saudações, cumprimentos, uso adequado dos pronomes de tratamento (Senhor, Senhora, Senhorita, etc.) e agradecimentos são indispensáveis.

Entaõ, em cada atendimento, seja presencial, via mensagem de texto ou telefônico, a manifestação da simpatia deve estar clara, para que os clientes se sintam acolhidos e respeitados.

COMUNICAÇÃO CLARA

Em conjunto com a cordialidade, transmitir as informações da empresa de forma clara é essencial para não haver ruídos na comunicação, e assim não surjam problemas futuros.

Por isso, é importante que os recepcionistas tenham domínio de uma boa comunicação verbal e escrita. 

• Na fala: o tom de voz precisa ser adequado com o ambiente e as palavras precisam ser bem pronunciadas, para serem fáceis de compreender.

• Na escrita: é importante que a gramática e ortografia estejam corretas para quem está do outro lado entenda a mensagem sem dúvidas.

Isso permite que as informações sejam repassadas de maneira objetiva.

ORGANIZAÇÃO EM FOCO

A organização, além de ser essencial para a empresa, também é uma forma do próprio profissional se manter em dia com seus deveres. 

Com essa habilidade a pessoa recepcionista saberá separar o que é prioritário ao longo do dia e a otimizar seu tempo da melhor forma. 

Além de conseguir administrar e armazenar documentos e informações adequadamente, para serem facilmente encontrados quando necessário.

Então, para quem já tem essa prática enraizada habitualmente, será mais fácil aplicar a organização no dia a dia da recepção.

AUTORIDADE PRESENTE

Saber se impor em situações de divergências é um elemento que faz com que o recepcionista se destaque. 

Essa habilidade se mostra, principalmente, em situações de conflito, em que precisará se impor de maneira respeitosa para chegar em uma solução e acalmar os ânimos.

Portanto, a autoridade do profissional mostra a maturidade da sua empresa e o cuidado com o cliente.

CONHECIMENTO DE RECURSOS TECNOLÓGICOS

O conhecimento de recursos tecnológicos é uma habilidade importante para recepcionistas de sucesso. 

À medida que a tecnologia avança, os profissionais da recepção precisam estar familiarizados com uma variedade de ferramentas e aplicativos para realizar suas tarefas de forma eficaz. 

As mais comuns são:

• Agendas on-line;
• E-mail; 
• Programas de edição de texto;
• Planilhas eletrônicas;
• Canais de contato com o cliente (chats/redes sociais).

Além dessas, existem outras que são bem-vindas para auxiliar recepcionistas no gerenciamento das tarefas. 

DISCRIÇÃO NAS TRATATIVAS

A discrição é fundamental para profissionais de recepção, porque lidam diretamente com informações sensíveis, de clientes e da empresa. 

Ser discreto oferece confidencialidade, transmitindo confiança e profissionalismo. Além disso, evita constrangimentos ou exposição desnecessária de dados pessoais. 

Profissionais discretos demonstram respeito e empatia, fortalecendo a reputação da empresa, e isso também ajuda a gerenciar situações delicadas sem gerar conflitos. 

Por fim, a discrição assegura um atendimento mais ético e eficiente.

PACIÊNCIA NO ATENDIMENTO

Nem sempre o atendimento de um recepcionista será sempre o mesmo público. 

Por isso, é preciso se preparar para saber lidar com a diversidade de pessoas que chegam à recepção, e fornecer o atendimento que seja mais adequado à situação.

Dessa forma, é importante ter sempre paciência e entender que o profissional está ali para orientar, sendo esse seu principal papel. 

Ter calma e tranquilidade para se comunicar, independentemente de qualquer característica, é o um dos elementos-chave de bons recepcionistas.

RESPEITO EM TODA SITUAÇÃO

O recepcionista é o primeiro contato do cliente com a empresa, sendo essencial transmitir respeito em toda situação. 

Mas não é apenas com ele que esse sentimento deve prevalecer. O respeito também contribui para um bom relacionamento interno, promovendo um clima positivo entre os colegas de trabalho. 

Já no atendimento presencial ou remoto, essa postura evita conflitos, melhora a experiência do público e fortalece a imagem da organização. 

Por fim, o respeito é a base de um serviço de excelência e deve ser praticado com todos.

Por que a Haganá é a melhor opção em Terceirização de Recepção? 

Sua empresa tem profissionais que cumprem esses requisitos? Caso não, é hora de considerar a recepção terceirizada como uma opção!

Nossos profissionais possuem todas as habilidades necessárias para a recepção de uma empresa, além de passarem por treinamentos qualificados para capacitação de equipes, como:

• Boas práticas de hospitalidade;
• Triagem de correspondências;
• Visão analítica de fluxo de pessoas;
• Atendimento telefônico (interno e externo); 
• Prestação de informações para clientes e visitantes.

Assim, eles saberão agir em diversas situações que exigem técnicas avançadas de atendimento. 

Quer saber mais como nossas soluções e serviços de Recepção Terceirizada podem te ajudar? 

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